Klantgroepen
Beeld en Geluid spant zich in om het gebruik van archiefmateriaal zo veel mogelijk te bevorderen en zo goed mogelijk te faciliteren. Gespecialiseerde medewerkers van de klantenservice staan klaar om iedere klant zo goed mogelijk van dienst te zijn of zelfs het materiaal kant en klaar aan te leveren. Tegelijkertijd proberen we zoveel mogelijk (digitale) middelen in te zetten, zodat de klant - als hij dat wil - geheel zelf kan zoeken en bestellen.
In onze dienstverlening onderscheiden we een drietal klantgroepen, elk met hun eigen specifieke wensen en kenmerken:
1. Professionele klanten
Voor onze professionele klanten in de creatieve industrie, zoals omroepen, producenten, uitgevers, vertoners, kennen we het traditionele klantproces in vier stappen.
Zoeken
Alle collecties zijn beschreven en op allerlei trefwoorden terugvindbaar via de catalogus. Vroeger waren dat kaartenbakken, tegenwoordig is de gehele database via de website te doorzoeken. Elke catalogusbeschrijving verwijst naar een band- en of file-nummer waarop het materiaal opgeslagen is.
Viewen
Om te beoordelen of het zoekresultaat daadwerkelijk dat is wat gezocht werd en geschikt is voor gebruik, kan het bekeken, geviewd worden. Bij de klantenservice kunnen viewingkopieën op VHS bekeken worden. Professionele klanten kunnen daarnaast ook toegang krijgen tot het netwerk waar de digitale collectie in digitaal browse-formaat te bekijken is via de PC.
Rechten regelen
Een ieder die archiefmateriaal wil gebruiken heeft vooraf toestemming nodig van de rechthebbende. Beeld en Geluid heeft die rechten in veel gevallen niet, maar kan wel bemiddelen en toestemming voor gebruik regelen. Rechthebbenden stellen doorgaans bepaalde voorwaarden voor gebruik van hun materiaal. Die voorwaarden - zoals een licentievergoeding - zijn afhankelijk van het soort gebruik. Zo is bijvoorbeeld het gebruik in een internationale tv-commercial duurder dan gebruik in een klaslokaal.
Materiaal bestellen
Als voorgaande stappen gezet zijn, kan het materiaal besteld worden. Afhaneklijk van het gebruik, kan het in elk gewenst formaat geleverd worden. Een programma dat alleen op film bestaat, kan voor de klant gedigitaliseerd worden en als datafile worden aangeleverd, maar ook programma’s die alleen digitaal beschikbaar zijn, kunnen desgewenst worden “teruggezet” op band of schijf. Hieraan zijn kosten verbonden
2. Onderwijs
Voor alle scholen en andere onderwijsinstellingen is de werkwijze van de professionale av-klanten niet toereikend. Voor hen is archiefmateriaal veeleer een bron of hulpmiddel en staat gebruiksgemak voorop. Niettemin bestellen jaarlijks enkele duizenden scholen archiefmateriaal om in de les te gebruiken. Om het gebruik van de archieven in het onderwijs op grote schaal mogelijk te maken, biedt Beeld en Geluid diensten aan die specifiek op het onderwijs zijn gericht. Voorbeelden hiervan zijn Teleblik , Academia en het in 2009 gelanceerde ED*IT.
Teleblik is een website waarop een grote hoeveelheid van duizenden uren archiefmateriaal beschikbaar is gemaakt, die speciaal geselecteerd en gecleared zijn voor gebruik in het onderwijs. Zo is het materiaal als het ware klaargezet voor gebruik. Academia is een vergelijkbare site bestemd voor het hoger onderwijs. De sites bieden een schat aan direct bruikbaar materiaal, in toegankelijke low-res browse formaat, geen rechtenissues want achter een wachtwoord, en gekoppeld aan onderwerpen in het onderwijs.
ED*IT, hét digitale leerplatform voor professionals en leerlingen in het basis-, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs gaat nog een stap verder dan Teleblik. ED*IT, gelanceerd in 2009, is een educatieve database die toegang biedt tot tienduizenden originele video’s, film- en geluidsfragmenten, artikelen en foto’s uit het Nederlands cultureel erfgoed. Deze onuitputtelijke bron van beeld en geluid vormt het uitgangspunt voor nieuw lesmateriaal dankzij de speciale bewerkingssoftware binnen ED*IT. ED*IT is een inspirerend en gebruiksvriendelijk instrument dat leerkrachten en leerlingen de kans biedt om op unieke wijze kennis te vergaren, uit te wisselen en toe te passen. Met ED*IT kan iedereen zijn eigen creativiteit inzetten om tot nieuw uniek materiaal te komen en dit verder te verspreiden. In ED*IT worden collecties van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, Naturalis, Rijksmuseum van Oudheden, Rijksmuseum voor Volkenkunde, Nationaal Archief, Nationaal Centrum voor Wetenschap en Technologie, Filmmuseum en Anno samengebracht. Verder wordt in ED*IT samengewerkt met Kennisnet, Teleac en de VOB.
3. Particulieren
Ook voor individuele geïnteresseerden is het archief toegankelijk. Om de enorme hoeveelheid materiaal toegankelijk te maken, heeft Beeld en Geluid een uniek on demand publishing proces ontwikkeld. Met Fonos.nl heeft Beeld en Geluid de gehele catalogus Nederlandse grammofoonplaten online gebracht, met de mogelijkheid om deze - digitaal geconserveerd - op CD te bestellen. Iedere eerste bestelling is arbeidsintensief, maar elke vervolgbestelling eenvoudig. De klant betaalt altijd één prijs. Op deze manier is deze collectie in enkele jaren - geheel vraaggestuurd - voor meer dan de helft gedigitaliseerd. Met de Beeld en Geluid-webshop is een vergelijkbaar concept ontwikkeld voor televisiemateriaal. Een dagelijks groeiende hoeveelheid programma’s is gecleared, en staat klaar om on demand naar DVD gebrand te worden.